こんにちは！
非営利法人を専門とする会計事務所、アダムズグループの藤井です。
新型コロナウイルスの影響が、顧問先の社会福祉法人の運営にも出てきているようです。感染拡大防止のために職員の出勤を制限した為、事務作業や決算業務を通常通り行えない場合もあるかと思います。
厚生労働省からの事務連絡を見ると、理事会、評議員会について、可能になり次第開催することとされ、テレビ会議等で行ってもよい事が記載されています。条件としては、「各理事の音声が即時に他の理事に伝わり、適時的確な意見表明ができるもの」とされています。この機会に、オンラインでミーティングができるサービスを利用してみてはいかがでしょうか。
また、定款に定めがあり、理事全員から事前の同意がされたときは、理事会決議の省略を行えることも周知されています。具体的な方法としては、「理事会決議事項についての同意書」を各理事に送付し、自筆サイン及び押印を行ったものを回収してください。監事に対しては、決議に対して異議がない旨を確認するため、「理事会決議についての確認書」を送付します。
また、評議員会も、議決に加わることのできる評議員全員の同意があれば評議員会の決議があったものとみなされます。評議員会の決議の省略については、定款の定め不要です。
実際に人が集まることが難しい場合には、上記の制度を活用してみてはいかがでしょうか。
上記の事務連絡と、それに対するQ＆Aが出ていますのでご覧になってみてください。
https://www.mhlw.go.jp/content/000621896.pdf
https://www.mhlw.go.jp/content/000625600.pdf
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